Zálohová faktura, a co všechno o ní musíte vedět, než ji vystavíte

Často se setkávám s tím, že někteří klienti vystavují zálohové faktury jednu za druhou, ale vůbec se nedovedou poprat s jejich vypořádáním. Vystavením zálohové faktury totiž proces nekončí, ale začíná. A jak dát zálohové "puzzle" vlastně dohromady? Pojďme se na to podívat.

Představte si, že jste malý živnostník, instalatér, který dostane nabídku na zhotovení luxusní koupelny od zákazníka Reného do jeho rodinného domu. Nikdy jste se neviděli, a toto je váš první společný projekt. René je opravdu náročný, do koupelny nechce nic jiného než mramor, takové umyvadlo, to je opravdu raritka, s jakou jste se i Vy, ostřílený profík, ještě nesetkal. Zakázka je to ale lukrativní, to se neodmítá. Začnete s Reném kalkulovat a dostanete se na částku 460 000Kč i s 15% DPH. René se nechce o nic starat, takže musíte sehnat i veškerý materiál. Tady ale nastává menší překážka, potřebujete koupit materiál, ale tolik peněz na účtu nemáte, a navíc, i kdyby jo, přece jenom jste s Reném nikdy nespolupracoval, co když Vám za zakázku nezaplatí? Jak vysvětlíte rodině, že nemáte na jídlo, protože veškeré úspory padly na materiál v Reného koupelně, zatímco on se doma směje, jak Vás pěkně vypekl. Naštěstí jedno řešení jak nepřijít o zakázku a zároveň se trochu pojistit tu je. Záloha!

Zálohová faktura

Zálohová faktura, jinak také proforma faktura, je doklad, který můžete vystavit odběrateli, aby věděl, kolik peněz, kam a za co má vlastně poslat. Zálohová faktura není daňový doklad, tzn. neodvádí se z ní DPH, a v účetnictví se o ní ani neúčtuje, pokud není uhrazena. Zálohová faktura by měla předcházet jakémukoliv plnění, lze ji tedy chápat jako požadavek na peníze, předtím než pro odběratele vykonáte nějakou službu, nebo než mu dodáte zboží. Ze zálohové faktury si nemůžete nárokovat peníze po odběrateli, pokud vám nezaplatí, prostě mu službu nebo zboží neposkytnete.

Příklad:

Zálohová faktura:

datum vystavení 10.5.

celková částka 460 000Kč

Daňový doklad

Pokud vše proběhne bez problémů, a odběratel zálohu zaplatí, nastává krok číslo dva, zaplacenou zálohu zdanit. Dle zákona jste totiž povinni odvést z přijaté platby DPH, a to v den, kdy jste platbu přijali(toto je krok, který se často zapomíná). Prakticky se to provádí tak, že se vytvoří takzvaný "daňový doklad k přijaté platbě". Žádný strach. Není na tom nic složitého. Daňový doklad musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu (popsáno v článku zde), DUZP (=datum uskutečnění zdanitelného plnění) je v den přijetí platby, a z částky, kterou jste obdrželi, bude vyčísleno DPH v odpovídající sazbě.

Příklad:

Na účet Vám přišla úhrada zálohové faktury dne 12.5.:

vystavíte daňový doklad s DUZP 12.5.

základ daně 400 000Kč, DPH 60 000Kč, celková částka 460 000Kč

v této fázi jste povinni z přijaté zálohy odvést FÚ 60 000Kč DPH

Fakturou to všechno končí 

Ve chvíli, kdy dodáte zboží nebo službu, musíte vytvořit vyúčtovací fakturu. Cože vyúčtovací? Nebudu vás napínat, není to nic jiného, než ta faktura, kterou vystavujete běžně. Teda až na ten rozdíl, že od celkové částky faktury odečtete příslušnou částku, která byla uvedena na daňovém dokladu, samozřejmě i s DPH.

Příklad:

Zhotovení koupelny nakonec vyšlo na 500 000Kč bez DPH, dokončena byla 5.7.:

základ daně 500 000Kč, DPH 75 000Kč, celková částka 575 000Kč

odečtete zálohu, tj. -400 000Kč, DPH -60 000Kč, celková částka -460 000Kč

k doplacení zbyde 100 000Kč, DPH 15 000Kč, celková částka 115 000Kč

Teď je všechno jak má být, René je s koupelnou spokojený, doplatí zbylou částku, a Vy si klidně můžete vzít pár dnů dovolenou.

Autor: Ing. Eliška Tatarková